Мониторингът е различен от оценката. Мониторингът проверява дали проектът се движи в определената посока. Оценката преценя дали това е правилната посока. Мониторингът се отнася повече до дейностите по проекта и се фокусира върху краткосрочното представяне. Оценката се спира върху общите цели и задачи на целия проект и изучава дългосрочните ефекти от проекта. Мониторингът е продължителен процес, докато оценката е периодичен процес.

Защо наблюдаваме проектите?

* за да измерим напредъка;

* за да се засили ефекта на комерсиализация на продукта

* за да съберем информация;

* за да направим оценка на разходите и печалбата;

* за да решаваме проблеми, а не да критикуваме или обвиняваме някого;

* за да видим в каква посока се движим и какво е необходимо да променим.

* за да намалим пропуснатите ползи на нашите клиенти

* за да създадем активно планиране, което да избегне множеството разходи и грешки

Колко често се извършват наблюденията?

Това е труден въпрос. Отговорът зависи от това колко ще трае наблюдението, колко голям и сложен е проектът. Обикновено повече наблюдение е необходимо в началото на проекта и в случай, че той не върви добре. За всички проекти наблюдението трябва да се осъществява по график чрез набор от прибори(ресурси) наблюдаващи трите ключови елемента на системите на BusinessBox.

Мониторингът е ефективен метод за контрол на проекта. Той може да бъде определен като наблюдение и оказване на влияние върху ключови дейности и постижения. За де бъде ефективен мониторингът, той трябва също така да дава сведения за хода на проекта, проблеми и перспективи, за да могат да бъдат предприети действия при решаване на проблемите.

Отделните моменти, които са обект на наблюдение варират в зависимост от проекта, но те обикновено включват представянето, техническите фактори и разходите. Пет типа информация са характерни за добрия мониторинг:

* дейности по проекта и напредък в посока изпълнение на целите;

* разходи по проекта до момента;

* наличие и използване на ресурси;

* реалистичност на графика и промени по него;

* административни въпроси.

Какво гледаме, когато наблюдаваме проекти?

Екипът, наблюдаващ проекта, трябва да тръгне от целите на проекта и планът за действие като след това:

1. Сравнява плана с това, което е направено.

2. Установява какви ресурси и средства са използвани.

3. Проверява счетоводните документи.

Анализира отговорите на следните въпроси:

* График: проектът движи ли се според определения график?

* Разходи: вместват ли се в бюджета?

* Ползи: според плана на проекта ли се разпределят?

* Вземане на решения и сътрудничество: включени ли са хората от общността в управлението на проекта? Общността все още ли подкрепя проекта?

* Управление и лидерство: лидерите предприемат ли действия за разрешаването на проблемите? Води ли се редовен отчет на проекта? Правят ли мениджърите необходимите промени в плана?

* Проблеми: има ли неразрешени проблеми?

* Какво още е необходимо да се направи?